Станете махер/ка за е-пошта - импресионирајте ги колегите, пријателите и роднините

Важен дел од впечатокот кој го оставаме на другите луѓе, особено во деловните кругови, се темели на нашето користење на е-пошта. Со секоја порака ние, покрај што испраќаме информации, и се претставуваме себеси – го градиме или рушиме нашиот имиџ и углед. Перцепцијата на нашите е-соговорници зависи од само неколку фактори, кои често се единствените нешта кои тие во тој момент ги дознаваат за нас. Затоа, вреди да се вложи малку напор да се заблеска, наместо заради мрза или немарност да нè сметаат за сајбер-дунстер.

Пристапот на интернет има цена

Без разлика дали за користењето на интернет плаќаме „од свој џеп“ или тоа го покрива работодавецот, постојат и дополнителни трошоци на кои може да се влијае со стилот на користење на е-пошта. Тие најпрво се однесуваат на трошењето време, кое е нешто што никој не може да го надокнади, што го прави многу скапоцено. Исто така, со нашето однесување може да придонесеме за заштеда на други ресурси, кои влијаат на функционирањето на компјутерската и мрежната опрема на соговорниците. Оние кои се свесни за тоа, знаат и да го ценат напорот што ќе го вложиме за да им овозможиме заштеда.

Пишувајте пораки кои ќе се читаат

Дел од македонските корисници на интернет прават голема грешка со тоа што го занемаруваат насловот (subject) на нивните пораки за е-пошта. Некои ова поле го оставаат празно или пак ако препраќаат порака го задржуваат некој стар наслов кој можеби нема врска со поентата. Најбесполезна постапка е ако во насловот се стави своето име – оти личноста која ја прима пораката веќе го знае тоа, оти името на испраќачот стои во списокот на примени пораки.

Од клучна важност е насловот на пораката концизно да ја одразува нејзината содржина и суштина. Заради добивањето несакани пораки, особено комерцијален спам, многу од корисниците само накратко го ѕирнуваат списокот на добиени пораки пред да ги пратат во ѓубре. Некои не го прават ни тоа, поради активираните филтери против спам вклучени од нивниот провајдер – сите сомнителни пораки автоматски се носат во ѓубрето. А особено сомнителни се оние без или со чудни наслови, без содржина и слично.

Доколку треба да се разговара на повеќе теми, најдобро е една е-порака да не се пренатрупува со сите нив. Подобро е темите да се поделат во засебни пораки, секоја со посебен наслов.

Ако пораката го помине овој прв тест, тогаш соговорникот кој ја отвора заслужува да ја добие информацијата брзо и прецизно. Гуруто за употребливост Јакоб Нилсен препорачува кога се пишува за интернет да се користи принципот на „превртена пирамида“ – најважното да биде прво (најгоре). Најдобро е прво да се каже поентата, а потоа, ако има потреба, да се објаснува и аргументира. Луѓето често немаат време да читаат долги воведи, елаборирање, накитени фрази без значење. Во просек, на читање на една порака за е-пошта или веб-страница се спремни да вложат неколку секунди – ако не ги заинтересира веднаш, веднаш се откажуваат и преминуваат на наредната.

Луѓе со стил пишуваат со стил

Се исплатува да се обрне внимание на граматичките и печатните грешки. Иако во Македонија сеуште недоволно се цени доброто изразување, па дури и јавни личности си дозволуваат да употребуваат сленг и дијалекти (на пр. многумина го користат србизмот „така да“, наместо стандардното „така што“), па оние што се одлучуваат за елоквентност се чекор пред времето. Користењето стандарден јазик е норма во професионалната комуникација на запад, а грешките во изразување водат кон перцепција за недоделканост или необразованост. Уште полошо, ако напишаното е недоволно јасно, соговорниците ќе треба да губат време во анализирање што всушност сакал авторот да каже со за нив неразбирливите изрази. Концентрирано препрочитување на пораката пред да се испратите може да заштеди многу понатамошни маки.

Исто така, добра форма е пораките да имаат јасна структура: љубезен поздрав („Почитувана д-р ...“, „Драга Мила“), празен простор, содржина, празен простор, потпис. Тоа можеби изгледа ригидно и преформално ако се употребува во сите случаи, но добро е да се создаде навика оти – има само една шанса да се остави прв впечаток. Ако тоа се пропушти во некој клучен момент, во очите на читателот може да изгледа грубо, па дури и невоспитано.

Повеќето системи за е-пошта нудат можност да се вклучи претходно дефиниран потпис со контакт-податоци. Искористете ја што посеопфатно. Освен вашето цело име и презиме, функција, име на фирмата, ставете ги сите можности за контакт што ги користите: поштенска адреса, веб-сајт, адреса за е-пошта, телефон, факс, па дури и адресите за контакт преку системи за директен муабет (ICQ, MSN, Google Talk, Yahoo, Skype...). Многумина ги користат овие системи како замена за телефон и ќе им направите услуга ако може да ви се обратат на овој далеку поефтин начин.

Прилози, атачменти или привезоци

Закачувањето дополнителни датотеки или документи на пораките мора да се прави со големо внимание. Испраќањето преголеми пораки може да доведе до пренатрупување на сандачето на примателот, заглавување на мрежата или блокирање на системот за е-пошта.

Се оддава многу лош впечаток кога се насетува дека како некој што користи интернет нема основно знаење за мерките на големина на податоците. Оние што не разликуваат дека 100 килобајти (KB) се помали од 2 мегабајти (MB), не само што може да предизвикаат најразлични штети, туку може да станат мета на скриен потсмев. Големината на датотеките може да се дознаете ако во списоците што ги прикажуваат во фолдерите се вклучи деталниот приказ, или ако од менито кое се појавува со клик на десно копче на иконата се одберат детални податоци за нив (properties).

Најголем „грев“ при користењето на е-пошта е да се прати датотека чија големина не се знае. Многу од системите за е-пошта во Македонија имаат ограничена големина на сандачињата. Ако се преполнат, тогаш тие не може веќе да добиваат нови пораки, до моментот на празнење. Ако веќе мора да се прати голема датотека по е-пошта, основен бон-тон е да се праша примателот дали воопшто може да ја прими.

Некои системи поставуваат ограничување и на големината на е-пораките што може да се испратат. Во такви случаи, пораката ќе патува од компјутерот на испраќачот до серверот, кој ќе ја одбива и враќа назад. Овој процес може да се одвива во позадина и да ја потроши целата квота за проток на податоци која е закупена од интернет-провајдерот.

За оние кои мора да пратат големи датотеки (над 5MB), има две алтернативи. Првата е да се искористи некој од странските системи за бесплатна пошта кои овозможуваат пренос на големи датотеки, како оној на Гугл.

Втората е датотеката да се постави на веб, а на примателот да му се испрати само линк до неа. Ова е особено полезно во случаи кога се работи за јавни конкурси и слично. Многу е поефикасно и поефтино сите потребни документи да се објават на веб-сајтот на организацијата, наместо да се определи лице за контакт со задача постојано да им одговара на заинтересираните и да им ги препраќа. Заштедата во време е неспоредлива, за сите страни, особено што веб-сајтот е имун на паузи, подзаборавање, крај на работното време и слично.

Препраќајте - линкови

Во сите случаи кога е тоа можно, подобро е да се препраќаат линкови, наместо цели датотеки. Ваквата пракса го јакне имиџот како личност која е опитна со новите технологии, оти секој испратен значи создавање на нов линк. Истовремено, таквите пораки се со минимална големина, ја зголемува и нивната брзина, а и можноста да се пробијат дури и кај делумно блокираните сандачиња – во кои може има некој мал преостанат простор.

Понекогаш се случува читател на некој веб-сајт да сака да сподели некој текст со пријателите. Во минатото, често се случуваше да добивам ископирани колумни или постови од некој блог, во телото на самата порака, но без наведување на изворот. Многу поелегантно е да се испрати линкот до веб-страницата со текстот, со кратка порака зошто се препорачува. Ова е и многу пофер и кон авторот, на кого му се прави услуга со зголемување на бројот на посети на неговиот веб-сајт, а и кон примателот на пораките, кој има можност да ја види содржината во оригинална форма.

Кога препраќаат било какви содржини, пријателите се грижат за приватноста на своите пријатели. Ако пораката оди до повеќе луѓе, најзгодно е да се користи полето BCC за нивните адреси. Така некој од наредните приматели нема да може да ги злоупотреби. На пр. пред некое време добив порака од пријателка од која можев да извадам дури 30 адреси за е-пошта од луѓе што не се познаваме, оти три-четворицата кои претходно ја препраќале пораката ги ставале сите свои пријатели на јавниот дел на списокот на примателите.

Видео-клипови и презентации со поуки

Она што навистина ги издвојува луѓето кои ги бива за интернет од (ахм!) „вечните почетници“ е односот кон видео клиповите и разновидните пауер-поинт презентации со поучна или смешна содржина. Притискањето на копчето за препраќање (forward) без размислување може да има несакани последици. Ваквите пораки може да бидат огромни и да го задушат системот за е-пошта.

На пример, да речеме дека организација која има 15 вработени користи една мејлинг-листа за интерна комуникација. Ако се прати порака до листата, ја добиваат сите вработени. Со оглед на тоа што праќањето пораки по е-пошта всушност значи нивно копирање од еден компјутер на друг, или од едно сандаче во друго, испраќањето на една порака „до сите“всушност создава нови 15 копии на истиот видео-клип во сандачињата на колегите, плус една нова копија кај испраќачот - во сандачето за испратени пораки, покрај онаа во сандачето за примени. Доколку било кој од колегите реши да го испрати клипчето/презентацијата до некој друг вон фирмата, тој така најверојатно ќе направи уште неколку копии во своето сандаче за испратени пораки. Ако клипчето има на пример, „само“ 2 MB, големината на заземен простор поради само едно препраќање може да значи непотребно заземање на десетици, па и стотици мегабајти.

Преполнувањето на дисковите може да доведе до успорување на компјутерите. Некои програми за е-пошта не се снаоѓаат баш најдобро со преголеми сандачиња, оти при вклучување мора да вчитаат повеќе податоци отколку што имаат простор во работната меморија. Тоа може да доведе до заглавување и губење на сите податоци. Во најдобар случај, последицата е финансиски трошок, односно потреба од купување дополнителни дискови.

Многу поелеагантно и пофраерски е ако наместо клипот се испрати директен линк до местото каде што може да се симне. Така, нема потреба да се препраќаат копии од легендарниот „Пато“, ако секој може да го симне од адресата http://www.on.net.mk/video/Pato.mpg.

Дури и ако изворот на дадено клипче е непознат, информацијата сепак може да се пренесе со оставање на добар впечаток. Доколку целна група се колегите од работа, најдобро е клипчето/презентацијата да се стави на заеднички мрежен диск до кој тие сите имаат пристап и потоа да се прати известување по е-пошта. Така ќе се направи само една копија, сите ќе добијат само ненападна порака со минимална големина, а содржината ќе ја видат само оние кои навистина им е кеиф – на општо задоволство.

Ако примателите се е надвор од работната околина добронамерниците имаат шанса навистина да ги импресионираат со користење на некој од популарните сервиси од типот веб-два-нула. Добиен видео-клип може да се качи на „Ју тјуб“, а презентација во пауер-поинт, на „Слајд шер“. Во обата случаи, потоа се испраќа порака со линк до качената датотека.

Пријавувањето и користењето на обата сервиси е едноставно како користење на е-пошта, а вложувањето на дополнителен напор и време е минимално. Оние кои вака постапуваат се вбројуваат меѓу најнапредните корисници на интернет во Македонија, стекнувајќи статус на гуру меѓу познаниците.

Пораки-синџири

Најлош начин да го нарушите својот углед како корисник на е-пошта е со препраќање на пораки-синџири, односно пораки кои користат суеверие или измама за да ги натераат примателите да ги препратат до „сите“ нивни пријатели.

Во последно време, освен на англиски, се зголемува и бројот на вакви пораки преведени на хрватски или српски. Нивната поширока разбирливост придонесува кон нивното поголемо ширење, оти повеќе луѓе може да разберат дека „ако не го прераскажете текстов на најмалку пет луѓе, ќе ви порасне рогче или опашка“. Замислете каква слика за себе создавате кај оние кои од вас добиваат порака за која знаат дека сте ја пратиле под притисок на суеверна закана.

Друга варијанта на ваквите пораки се оние кои овозможуваат чувство дека е направено добро дело без мака. На пример, дека некое неизлечиво болно дете ќе добие донација од некоја добротворна невладина организација за секоја препратена порака. Со оглед на тоа што не постои систем кој би обезбедил следење на така пратените пораки, реалниот ефект од препраќањето е што посочената организација често мора да троши време на објаснување на измамата на сите кои ќе им се обратат по тој повод, наместо да си ја врши добротворната дејност. Со тоа, вистинските болни деца губат можност да добијат помош која инаку би ја добиле.

Слични се и пораките кои велат дека некој богат човек ќе сподели дел од своите крваво стечени пари со сите што ќе ја препратат пораката. Макар и да се работело за туѓа крв, здравиот разум вели дека тоа е ептен малку веројатно – инаку споменатото лице не би било мултимилионер.

Друга варијација се предупредувачките пораки во врска со здравјето – те рак се добивал од некој тип шампони, те од деодоранти, и слично. Единствено што сигурно овозможуваат ваквите пораки е ширење параноја. Испраќачите најчесто и „немале време“ да го проверат параноидното тврдење со некој релевантен извор на здравствени информации, потпирајќи се на сугестивниот текст во кој најчесто наводно некоја авторитетна фигура (доктор, адвокат) рекол нешто некому, па тоа се пренесува „од колено на колено“ како жива вистина.

Подвид на пораките-синџири се пораките во кои има слика на искасапено, изгорено или на друг начин повредено детенце. Ваквите пораки покрај другите негативни последици, уште и предизвикуваат шок кај примателите. Дали пријателите ја искажуваат својата наклоност со тоа што меѓу себе си го уништуваат утрото со тоа што се тераат да гледаат одвратни слики?

Освен ако не се работи за информација која вие лично сте ја провериле и знаете дека дејстувува, препраќањето на вакви пораки претставува губење време. Испраќачот пред примателите, во најдобар случај, се претставува како наивна личност подложна на негативни влијанија кои создаваат чувство на вина.

Бесполезни петиции и активизам од фотелја

Таканаречениот активизам од фотелја се базира на учество во кампањи преку препраќање на петиции по е-пошта или потпишување петиции на веб-сајтови. Со оглед на тоа што не бара многу напор, оваа практика е добра за луѓето кои сакаат да имаат добро мислење за себе, но се мрзливи и кога би требало да направат нешто повеќе за каузата, всушност и не би го направиле. Таквите „активисти“ веројатно не би отишле да потпишат петиција на плоштад или да демонстрираат во врска со некое важно прашање.

Во најголем број случаи, петициите по интернет се неефективни оти не даваат јасна слика за бројот на потписници. Методите кои би овозможиле точно следење на потписниците истовремено би ја загрозиле нивната приватност, па нема смисла да се применат. Затоа петициите преку интернет се еквивалент на петиции на кои сите потписи изгледаат како да се со ист ракопис – било кој може да додаде колку сака имиња на нив. Ниеден сериозен политичар не би ги зел предвид како глас на народот.

Особено бесполезни се повиците за петиција кои немаат краен рок. Така, една порака за спас на амазонската џунгла може да се врти по интернет со години откако бразилските парламентарци (за кои ѓоа била наменета петицијата) ја донеле клучната одлука – за која никому од тие што потпишуваат препраќаат всушност и не му е гајле, оти да му е гајле би бил во тек со состојбата на теренот.

Сајбер-домаќин/ка: чистење на сандачето

Начинот на кој ја користиме е-поштата, како и било кој друг медиум за комуникација, зборува многу за нас самите, ја одразува вашата личност и може да го зголеми или намали нашиот углед. Кога една личност од било кој пол се појавува во неизбричено лице или нозе, со лошо искомбинирани парчиња облека во јавни или деловни прилики, луѓето кои ја среќаваат најчесто го игнорираат тој факт. Но, им останува впечатокот и лошата слика.

Има разлика ако со неодговорно и неопитно користење на е-поштата им се помага на спамерите, се овозможува нарушување на приватноста, а со тоа и ширење на вируси и други штетни нешта.

Првиот чекор што секој може да го направи е чистење на своето сандаче од сите непотребни стари пораки. Оние смешки кои вреди да останат е најдобро да се снимат во посебна папка (фолдер, директориум), од каде што може да се префрлат и на ЦД ако има потреба да престанат да го оптеретуваат дискот. Или да се качат на некој бесплатен веб-сервер. Информатичарите немаат и не треба да имаат монопол врз добрите пракси за користење е-пошта. А тие, како и основните постапки за нејзино користење, може да се научат од било која друга личност.

Написов е првпат објавен во „Неделно време“, 01.04.2007.